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Dienstag 30 Mai 2017

TOP 5 Tipps für das Schreiben geschäftlicher Emails

Kommunikation muss gelernt sein, gerade wenn diese schriftlich erfolgt. Wegen der Kürze der Emails kann es schnell zu Missverständnissen oder Fehlinterpretationen kommen. Benimmregeln gibt es im Berufsleben viele und dies auch auf der Ebene der schriftlichen Kommunikation.

Prinzipiell sollte versucht werden professionell und freundlich zu sein aber damit nicht zu freundschaftlich zu wirken. Zwar sind Emails kein Vertrag, trotzallem hat der Empfänger die eventuell prekären Informationen schriftlich, was bei privaten, wie beruflichen Konversationen nicht unterschätzt werden sollte.

TOP 5 Tipps für das Schreiben geschäftlicher Emails:

  1. Anrede & Betreff > Bei geschäftlichen Kontakten ist immer auf eine formelle Anrede zu achten. Wurde bereits persönlich engerer Kontakt geschaffen, so kann die Anrede angepasst werden. Trotzallem sollte dies mit Bedacht eingesetzt werden, denn verursacht durch einen personellen Ausfall, einer Urlaubsvertretung oder einem Zuständigkeitswechsel kann eine Weiterleitung des Schriftverkehrs oder das Mitlesen der Posteingänge durch dritte, fremde Personen erfolgen. Der Betreff gibt darüber hinaus einen relevanten Hinweis über den Inhalt der Email. Mit ihm kann auf die Priorisierung und damit auch auf das Lesen Einfluss genommen werden.
  2. Ausdruck & Länge > Ironie, Wortwitz oder Zweideutigkeiten haben Nichts in einer Email zu suchen. Versuche dich klar und unmissverständlich auszudrücken ohne zu weit auszuholen oder eine Anleitung zu formulieren. Smileys oder Akronyme (vor allem aus der Chat-Sprache) sind nicht zu verwenden!
  3. Grammatik & Rechtschreibung > Das Maß schlechthin für Professionlität oder Unprofessionalität. Es gilt immer eine korrekte Verwendung grammatikalischer Regeln, wie der korrekte Einsatz von Satzzeichen und einer einwandfreien Rechtschreibung. Auf den Einsatz einer Rechtschreibeprüfung sollte nicht verzichtet werden und bei besonders wichtigen Kontakten oder Emails kann sogar nochmals von einem Kollegen Korrektur gelesen werden lassen.
  4. Kontrolle & Versandoptionen > Die mehrmalige Kontrolle des Inhalts, des Stils und des Ausdrucks ist selbstverständlich. Zusätzlich sollte vor dem Versand einer Email überlegt werden, welche Versandoptionen des Weiteren von Nöten sein könnten. Gegebenenfalls sollte die Priorität und der Öffentlichkeitsstatus angegeben werden. Außerdem kann eine Lesebestätigung angefordert und eine Regel für den Betreff oder sogar den Kontakt eingerichtet werden.
  5. Anhänge & Signaturen > Oft werden angekündigte Anhänge vergessen und es muss eine unangenehme Folgeemail geschrieben werden. Diese legt nicht gerade Zeugnis über organisiertes und bedachtes Arbeiten ab. Auch wechselnde oder manuell anzuhängende (sich unterscheidende) Signaturen sollten im letzten Schritt vor dem Versand der Email gecheckt werden.

Lasst außerdem euren Korrespondenzpartner nicht zu lange warten, eine Antwort sollte nach maximal einem Tag erfolgen. Ist eine terminliche Verschiebung abzusehen, ist eine Email mit dem Hinweis darauf absolut legitim und für den Geschäftspartner ein Zeichen des Respekts.

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7Reaktion auf “TOP 5 Tipps für das Schreiben geschäftlicher Emails”

  1. Awe sagt:

    “Grammatik & Rechtschreibung > Das Maß schlechthin für Professionlität oder Unprofessionalität.”

    Und dann selbst 10 Fehler in diesem Artikel.
    Das Maß schlechthin?

  2. Eine goldene Regel wird aber leider immer häufiger vergessen:
    Das beste Email ist manchmal das, welches vielleicht geschrieben, aber nicht versendet wurde.
    Das gute alte Telefon hat immer noch nicht ausgedient. Und nicht umsonst durchs Mobile Unterstützung erhalten.

  3. Lemann sagt:

    Ich schreibe immer etwas witzig um das Eis zu brechen. Weil oft auf dem anderen Ende steht ein Sekretärin wie ich.

  4. Gute Punkte, ergänzen würde ich noch, das man Emails, wie alle anderen geschriebene Botschaften, möglichst sachlich halten sollte.
    So können Missverständnisse minimiert werden, im Zweifelsfall für eine emotionale Botschaft besser telefonieren oder noch besser persönlich klären!

  5. Ich sehe das mit der Ironie und dem Wortwitz – wenn sie wohl dosiert sind – nicht so schlimm. Es kommt natürlich darauf an, wie gut das Verhältnis zwischen Adressat und Absender ist.

    Gelegentlich sorgt ein feines sprachliches Textbonbon in einer E-Mail für die nötige menschliche Note in unserer digitalisierten Kommunikationswelt.

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